Foto: Geraldo Gê
Até 2015, o Governo Municipal pretende ter digitalizado mais de 2 milhões de documentos públicos. Os protocolos até o ano de 2007 estão passando pelo processo de arquivamento por meio eletrônico. Próximo passo será utilizar via processo eletrônico a tramitação, começando pelo protocolo, dos documentos dentro dos departamentos municipais.
O acervo é constituído, principalmente, por papéis em tamanho A4 e A3 (empenhos, termos de contrato, projetos de leis, fichas funcionais, peças processuais entre outros), e também de documentos em páginas de tamanho A0, A1 e A2 (mapas, plantas, etc).
Na administração pública existe três tipos de arquivo: morto, intermediário e ativo. Os trabalhos estão concentrados, nos últimos meses, no denominado intermediário, intitulado aqueles que podem ser sujeito à tramitação. São 10 milhões de documentos públicos que deverão passar para o processo digital até o final do processo. O trabalho iniciou com os documentos de 2012 finalizando no período de 2007, antes serão digitalizados os documentos de 2013 e 2014.
Rodeado de caixas de documentos e scanner, Jonas Benner, digitaliza média de 300 protocolos por dia, ele é funcionário de uma empresa especializada contratada pelo Governo Municipal, através de pregão. Benner tira das caixas plásticas os documentos, retira grampos, passa pelo processo eletrônico e ordenada os documentos em caixas de papelão.
Após a digitalização, os documentos irão entrar na fase de indexação, onde através de índice poderá ser consultado facilmente.
A previsão é lançar o banco de dados para pesquisa interna e externa no próximo ano. “A medida vai tornar mais fácil e ágil para que tanto servidores, quanto as partes interessadas, tenham melhor acompanhamento e rapidez nos processos em andamento, através de uma senha, oferecendo maior segurança”, frisa o ouvidor municipal Waldir de Souza.
Por ano, o Governo Municipal gasta em média um milhão de folhas de papel. A digitalização evitará o gasto de papel, e ainda facilitará a consulta de documentos. Os dados poderão ser acessados de qualquer dispositivo conectado à internet. A digitalização está baseada na Lei nº 12.682/2012.
